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【技巧】公文写作中的注意事项及经验介绍

发布时间:2014-06-26  作者: 点击:[]

新到办公室工作的同志经常带着一股写好公文的热望向我讨教写材料的经验。其实写好材料是一个慢慢积累的过程,既有写作技法上的积累,也有工作方法上的觉悟,因为行文的表述依赖于行为做事,做事成熟了,也会带来行文的老道。不过,有没有一种明确的自觉培养意识,对于一个写手的成长快慢还是有影响的。从我十来年的写作体会看,我认为做好公文起草工作 要有四种“自觉意识”:

一、要有明晰的效果意识

公文是一种应用性文章,是让人看、让人听,要对实际工作起指导、推动作用的。在起草公文时,写作目的至关重要,它决定着公文的行文方向、结构设置、内容组织和语言表述。起草公文,必须有明晰的效果意识,就是说你按领导指示起草一篇公文,对这篇公文要达到一个什么样的整体效果,主标题给人留下什么印象,分标题给人留下什么印象,每段内容给人留下什么印象,都要有明晰的效果预期。我的体会是,有明晰的效果预期未必能写成好公文,因为写好公文还需要其他重要条件,但没有明晰的效果预期,必定写不出什么好公文。

“以其昏昏,使人昭昭”,世界上没有这样的好事。所以,在起草公文时,我建议大家尝试“效果导向机制”,即根据所要达到的效果,去决定是否需要设置主标题,设置什么样的主标题;去决定是否需要开场白,需要什么样的开场白;去决定是否需要分标题,确定什么样的分标题;去决定每一段落写什么,写到什么程度;去决定叙述风格、用语习惯,从而让公文管用而不是无用,让受众爱听而不是反感。要根据“需要写什么”去写,而不能根据“会写什么”去写,尤其不能由着自己的性子想到哪写到哪。起草一篇公文,总得给人留下一点什么,或者主题选定上有特色,或者工作举措上有创意,或者理论阐释上有新高度,或者用词用语上有新亮色。全部达到上述目标当然很难,而且有时时间也不允许,但至少要达到其中的一两个,否则,所起草的公文味同嚼蜡,写了等于没写。

二、 要有深厚的思维修炼意识

写公文、抓工作,关键靠思维。我认为,一篇好的公文必须做到“与众不同”,而不能“与众雷同”。从一定意义上说,成功就是“与众不同”。你想的、说的,跟别人完全一样,说不说、讲不讲还有什么意义?公文作品是智慧的结晶,要做到与众不同,必须以深厚的思维能力作支撑。我体会,作为公文起草者要着力提高以下几种思维能力:

一要提高直线思维能力。对一个事物、一项工作,要往纵深处思考,就像徐志摩《再别康桥》中说的那样,要“撑一支长蒿,向青草更青处蔓溯”。当然,我们所撑的是思维的长蒿,要寻的不是情感缠绵的美梦,而是理论的新境界、工作的新层次,是超越常识、形成见识。

二要提高逆向思维能力。硬币的正面和反面给人的印象绝不相同,然而它们都是硬币的组成部分。这提醒我们,在起草公文、研究工作时,有时要从反面去想,要找到隐藏在成绩经验背后的另一种真相,把问题说出来;思考应对挑战的正确方案,把矛盾解决掉。这样就能形成关于这项工作的新表述。

三要提高侧向思维能力。即要从第三种角度看问题、看工作,形成对问题的新见解,找到推进工作的新途径。我在一篇思考体会中谈过,化解矛盾、实现和谐,关键在于找到第三条路径。因为,生活中的确有黑白分明的事,这时必须坚持白的,反对黑的;但有时,也有赤、橙、蓝、绿、紫等其它过渡色,这也是允许的,是多样生活的组成部分。我想,在必要和可能时,我们要走出单纯的二元对立的思维逻辑习惯,努力寻找解决问题的多种可能性。这同样是公文起草中一条重要的思维路向。

四要提高发散性思维能力。特别是在构思公文时,要在以我为主的基础上,敞开胸怀,大胆想象,看看自己已经掌握和正在掌握的各种信息资源中,有哪些可以吸纳借鉴,为我所用。这是破解文思枯竭难题的一个有效方法。

五要提高辩证思维能力。要讲辩证法,照顾两面性,系统观照自己所提的新见解、所拟议的新举措,使它既新颖独到,又经得起全面推敲,不搞顾此失彼的“片面深刻”,推崇全面正确基础上的“重点突出”。这样才能增强公文的厚重感和说服力。

起草公文,实际上是一种将自己的思维能力与正在从事的工作进行对接的过程,假如我们能够不断优化自己的思维过程,提高自己的思维品质,努力使自己的思维具有直线思维的执著、逆向思维的睿智、侧向思维的新奇、发散思维的灵活、辩证思维的全面等特点,并在公文起草的实践中较为纯熟地运用,我们在公文起草上是能够前进一大步的。

三、要有明确的材料积累和组织意识

起草公文还有一个材料组织的问题。有的人认为组织材料是临到用时才需要做的工作,其实不然,临时抱佛脚是难于成就一篇好公文的,材料组织工作既需要平时的积累,又需要临时的“创造性”运用。要想材料组织得精彩,我认为需要练好以下“江湖功夫”:

一是要逐步练好“吸星大法”。这是金庸小说《笑傲江湖》中魔教教主任我行的武功,通过吸摄别人的内功,增强自己的功力。所不同的是,任我行施展吸星大法后,对方非伤即亡,而我们吸纳借鉴别人智力成果后,自己增强了,别人却毫发无伤。要经常进行有意识、有目的的积累,通过“吸星大法”,从各种各样的信息资料中,吸纳各种各样有益的养料,有的是观点,有的是举措,有的是表述;有时可能是一大段,有时可能是一两句话,有时可能仅仅是一种触动和体会,这些都可以丰富我们起草公文的储备库。有人说,所谓文秘工作者实际就是一些读书较杂的文学青年,坐在办公桌前忧国忧民忧事忧己。我觉得这是有一定道理的。我个人读书就比较杂,所读的与工作关联较强的读物,有《检察日报》,主要是第一版主要新闻和第三版检察理论、检察实务;还有《检察文件选本》,主要看一些新的法律规定、新的检察业务管理规定;有高检院、省院领导的重要讲话;有高检院、省院制定的规范性文件。当然,对于中央、省委领导的重要讲话和重要文件等,我也会有较深程度的学习;对于电视、网络、报刊上其他感兴趣的东西,也会有所涉猎。我有剪报的习惯,剪报有助于分门别类地贮存信息,也有助于吸纳别人的观点,形成自己的见识,报纸中缤纷的信息也给我的生活带来很多乐趣。十年来,我所剪的报纸装满了两个大铁皮柜子,剪报已经成为我生活中不可或缺的一部分。除此之外,我还特别爱看历史、文学等方面的书籍,这些都丰富了我的知识、增长了我的见识,为我起草公文提供了诸多便利、诸多灵感。

二是要正确用好“易筋经”。这是传说中的少林七十二绝技之一,是一种重要的内功心法。主要作用是消化异己,通经舒络,促进能量周身循环。借鉴到公文起草上,就是对吸纳来的各种观点、资料,要在坚持“以我为主”的基础上,把它改造适宜、安排得当,使它圆融无碍地化为我们行文表述的具体内容。就像解放军抓来国民党士兵俘虏,让他们穿上解放军的服装,遵守解放军的纪律,为我们扛枪打仗一样。消化功夫,是公文起草中一种重要的功夫。

三是要学会创造“冲灵剑法”。这是《笑傲江湖》中令狐冲与岳灵珊两人合创的一种新剑法。与此相类的是电影《蛇形刁手》中成龙扮演的简福独创的“蛇形刁手”。说这些是什么意思呢?就是说在公文起草中,除了借鉴别人的东西、化解别人的东西,还要有独创性,要创造出一整段、一整套唯我独有的新东西。这虽然很难,却正是最有价值的东西,正是体现公文写作能力、水平的地方。在今年全省检察长会议上,省院提出要实行涉农检察工作新机制,在阐述了它的重要意义后,接下来写了这么一段:“辖区有农村的基层检察院都要组建农村检察工作队,每个院至少一个,农村人口多、工作任务重的要多组建几个,每个队3至5人,由院领导带队,抽调业务骨干组成,深入到乡镇和重点村开展检察工作;工作队的任务是宣传法制、接待信访、受理举报、查办案件;工作队的工作方式是深入到乡镇和重点村、人口多的大村,深入到农民群众中去,深入到农村改革发展的第一线,每个院每年至少要到辖区内的所有乡镇都考察一次,每次工作时间不少于10天,加强与农民群众的联系,及时了解农民群众对检察工作的新期待新要求,用农民听得懂的语言、容易接受的方式开展工作、执法办案。要严格遵守工作纪律,食宿自理,多服务,不扰民,不给基层组织和农民群众增加负担,在职责范围内尽最大努力为农民办实事、办好事,把检察工作做到田间地头、农家院舍,做到农民群众的心坎上。”此段所提的措施新颖、具体、实在、深刻,什么是独创,这就是独创。最重要的是,这样的叙述是别人所没有的,是符合涉农检察工作内在规律的。

四、 要有良好的语言表述意识

公文要有一个好的表述习惯,这是说服受众、引领工作、发挥效用的重要条件。什么是好的表述?就是要有说服力,要有观点、有典型、有数据、有事实、有分析、有对策、有目标、有效果。归纳起来说,公文起草者需要养成三种基本表述习惯:

一是深刻地表述。要善于站在大的政治背景、时代背景、专业背景下思考问题、揣摩事物、研究工作,要能看到新事物不同凡响的意义,搜索到符合大局要求、反映时代特征、体现专业特点的指导思想、工作思路、具体举措等,靠这些形成正确的深刻的思想观点。

二是精确地表述。马克思说过:“一门科学只有成功地运用数学时,才算达到了真正完善的地步。”这句话告诉我们,在科学探索中数学方法是必不可少的研究手段和重要环节。公文起草要想做到完善,数学方法同样不可或缺。我们正处在改革开放的新时代,自主、理性日益成为新的社会特征。再靠过去那样的“命令+口号”式的公文,已无法达到鼓舞群众、推动事业的目的了。而要靠事实说话、靠真理说话,就要增强分析性、增强具体性;要能对工作现状进行精确化描述,对存在问题进行精准性分析,对工作部署进行精细化安排,对工作成效进行精当化总结。要努力改变公文起草过于抽象、粗糙、笼统的弊病。

三是严谨地表述。要做到表述严谨,最重要的是重视因果关系,重视观点与论据之间的关联性。在正文表述中,一定要考虑分标题与所辖正文段落的逻辑关系、关联程度;一定要考虑该正文段落中每一小层次与下一小层次、每一句话与下一句话、每一语词与下一语词之间的逻辑关系、关联程度。公文要经得起逻辑推敲,这是应当谨记、着力追求的。

明晰的效果意识,有助于公文写作者确定公文的写作意图和方向,找到行文的可看之处;深厚的思维修炼意识,有助于公文写作者在构思时理清思路,找到与工作贴合的行文脉络;明确的材料积累和组织意识,有助于公文写作者增强文稿的丰厚性,提炼文稿的创造性。而这三种意识的传达最终都要落实到语言的表达上,所以良好的语言表述看起来是最表面的功夫,其实也是最基本最重要的行文意识。

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