1.固定专人管理与使用，无关人员不得操作。

2.凡收到的函件都要进行登记，取件人要签名。

3.凡对外所发函件，内容要符合国家保密规定，须经校领导或党办主任审阅，并在发文单上签字，由操作人员登记后发出。

4.实行经济承包单位、创收单位联系经营业务和个人因特殊情况利用传真机发涵时，须经党办主任批准，并收取费用。

5.对所收到和发出的函件，由承办单位和个人妥善保存以备核查。