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收文管理

发布时间:2010-04-01  作者: 点击:[]

㈠ 查验

1.外查:对函件的外部进行检查,检查包括函件外部有无破损或拆封,如发现问题应当拒收,或与递送人鉴证后收下处理。

2.验户:检查收文单位及姓名是否属本单位应收的,对错投的应退回。

3.清点:即清点收到的邮件数是否和投递回执中应收到的件数相符。

㈡ 拆封

1.拆封是文书处理人员特有的职责,除被授权外,其他人员不准拆封。

2.拆封时不要损坏封内的文件信函,并做内部检查:

⑴ 封内如有《发文通知单》,应据此核实收到的文件,不一致时应尽快做反馈处理。

⑵ 拆封后如发现是绝密文件,应严格按保密规定处理。

⑶ 如发现无固定版头,又无公章或其他手续不全的公文时,应通知发文单位,及时更换或采取其他补救措施。

⑷ 对不符合行文关系的文件,特别是急件,应立即退回。

㈢ 收文登记

1.所有收到的公文必须登记编号后再送呈阅文处理。

2.收文登记按发文单位分类登记。

3.登记人按要求在收文登记簿上登记完整后,要在收文原件的右上角加盖登记章,并按收文编号填写完整;首页附“青岛大学收文处理单”,并填写收文日期及收文编号。收文登记簿、收文登记章及收文处理单上的收文日期和文号要保证一致。

4.对时间性强的文件,应在文件上标注“急件”;对要求办理的文件,标注“办件”,以提醒领导及有关部门尽快处理。

㈣ 阅文送呈

1.将公文报告送校领导批示阅文之前,先由党委办公室主任对公文内容进行审阅,并根据文件内容提出拟办意见。

2.文件管理员要认真阅读党委办公室主任的拟办意见,按其拟办顺序依次送呈传阅。

3.校领导及两办主任每人要固定一个卷类,卷类上标明阅文人姓名。卷类内要附文件目录卡、供领导阅文参考使用。

4.送呈校领导及两办主任的文件要由党委办公室固定专人送至其办公室;转送各部门的文件,可电话通知其负责的秘书到党委办公室领取文件并做好领取登记。

5.负责送呈阅文的秘书要科学组织传递阅文,做到传文迅速、安全、保密。遇到急件可以采取先办理、后阅知、先主办、后协办的途径运转。

㈤ 阅完文件的处理

文件传阅处理完毕后,要及时收回,并分门别类放入文件柜妥善保存,以便于文件的清退和年终立卷归档。

㈥ 立卷归档

1.文件管理人员应于第二年年初将上一年度的文件归类整理;需上交的密级文件按要求及时上交有关发文机关。

2.上年度文件收齐归类后,由档案室人员协助将文件按档案管理要求进行鉴别、分类、插卷、归档。

3.文件归档要编写页码及目录,并逐项填写备考表内容,将目录及备考表同编页后的文件一同放入卷宗。

4.卷宗归并整理并检查无误后,由党委办公室主任在备考栏内签字。

5.将写好的目录复印两份。一份目录随归档文件交档案室,并填写好交接记录;另一份目录留存备查。

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