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文字秘书要当好“四小”角色

发布时间:2010-04-05  作者: 点击:[]

做为党政办公室的文字秘书,主要为各级领导提供党务、政务服务,通过撰写领导报告、开展调查研究、捕捉重大时政信息等工作,以完成其为领导科学决策参政设谋的职责使命。因此文字秘书,特别是新进党政办公室的文字工作者只有甘当“小学生”、“小蜜蜂”、“小牛犊”、“小媳妇”等“四小”角色,才能在工作中得心应手,左右逢源。

一、要虚心求知,乐当“小学生”

新进办公室从事文字工作人员的职业背景各不相同。有的刚从大专院校毕业,往往才思敏捷;有的从事党政职能部门办公室工作多年,往往“刀笔”锋利;有的从事专业技术工作,往往“术”有专长……这些纷繁各异的职业背景一般都会在其从事文字工作初期较大的影响其思维方式、行文习惯、办事态度及行为效率等等,既可能有助其迅速进入文字秘书这一新角色,也可能导致思维偏执、行为语言欠缺规范、办事效率低下等问题的发生,因此,要早日进入角色,新进人员必须将自己牢牢定位在一个虚心求知的“小学生”的角色上。

1、要广泛涉猎。“问渠哪得清如许,惟有源头活水来”,一名合格的文字秘书要做到撰写材料得心应手、左右逢源,要使写出的材料思路清晰、表意准确、恰得要旨,就必须有较为深厚的知识储备和相当开阔的知识面,而这些都要靠平时广泛涉猎的积累。一是要尽快熟悉本区域、本部门工作。本区域近年来的工作概况和行政基本情况、换届以来的重要会议文件资料、主要领导的重要讲话、本级的各类重要文件精神、各下属部门的年度工作总结、区域最新的工作动态及工作重点、本部门的工作运行模式等等都应该成为新进人员所必须涉猎、尽快熟悉的对象。二是要充分吸取各类最新理论成果的养分,提高自身的理论水平。理论是一种方法论,它能帮助你在实际工作中更好的运用所学,更好地分析和解决问题。一名文字秘书,应该孜孜不倦地从各类理论专著、报刊杂志、中央到地方各级的重要会议精神中积极吸取理论素养,从政治、经济、社会、生活等各个领域获取最新的理论信息。唯有这样,才能做到思想上的与时俱进,才能不断提高自己参政设谋的水平和文字功力。三是要熟悉各类文本特征。公文类型多样,言论性文章不同于会议报告,调查报告有别于经验文章,汇报材料与领导致辞又有差异;要弄清这些差异,就必须在大量阅读不同类型公文的基础上,仔细揣摩并掌握各种公文在构架布局、遣词造句、语气口吻等方面不同特征,并通过写作实际来加深对各类公文文本特征的认识。

2、要勤学不倦。古人云:“学不可以已”。对一名文字秘书而言,学习是一个永恒的主题。阅读文风朴实、行文严谨、逻辑严密的各类公文,可以使人得到潜移默化的提高,但也比较容易使人身心疲惫,产生厌恶情绪,从而降低阅读质量或者提前终止阅读。要克服这一点,应该在树立正确积极的阅读和学习态度的基础上注重学习方法,可以采用多元阅读法(朗读与默读相结合)、读写结合法(模拟写作)、摘要笔记法(摘录重要言论和文件精神)、分门别类法(按照不同专题制订合理阅读计划)等等。凡此总总,目的只有一个,就是要使自己始终保持一种强烈的求知欲,始终以昂扬进取的心态去熟悉工作、提高写作水平。

3、要虚心请教。一是要虚心向范文学习。“文如其人”,一篇堪称典范的公文,往往凝聚着作者的心血与智慧,表明了作者对某个现象、问题的独到见解;新进办公室的文字秘书切忌“文人相轻”、自以为是,要像对待师长一样怀着诚恳之心去品其文、揣其意、悟其真,要以解剖一只麻雀的态度从文章脉络、结构、观点、词句、语气等各个方面加以学习和研究,从而获取具体的写作技巧。二是要虚心向办公室的老同事学习。俗话说“姜是老的辣”,在较为长期的写作实践中,那些资历较深的老同事往往有着异常丰富的公文写作经验和高超的写作技能,但出于性格、阅历等因素的影响,他们往往不喜声张,处事低调。面对这种情况,要以积极主动的姿态、诚恳谦虚的态度不断向他们请教,对他们的指点要听之、信之、用之,对他们帮助修改过的文章要反复阅读,要细细体会改动的妙处,不惑之处还要舍得问,直到弄懂为止;要多看他们撰写的文章,吸取可供借鉴的写作技巧。三是要虚心向领导学。要学会用心聆听每一位领导的教诲,要学会从领导的大会报告、会议发言、工作部署中吸取他们超前而清晰的思路、领会他们直接而准确的文风、体味他们晓白而风趣的语言,获取撰写材料尤其是领导报告、领导讲话的第一手资料,并不断开阔自己撰写材料的思维空间。

二、要务实求真,甘当“小蜜蜂”

文字秘书的工作以务虚为主,但撰写高质量的文章则需要真真切切的智慧和汗水。正如大文豪苏东坡所言,“纸上得来终觉浅,绝知此事须躬行”,要写出高质量的文章,要熟谙公文撰写的内在规律、提高自己的写作水平,光靠阅读积累学习人家的写作技巧还远远不够,归根到底要通过自身反复的、艰苦的写作实践。对于文字秘书来说,就是要始终坚持边学边练,做一只乐于写作、勤于写作的“小蜜蜂”。

1、要乐于写各种类型的公文。受个人知识构成、理论素养、情感喜好等因素的影响,每一个秘书工作者对不同体例、不同工作领域的公文有着不同的写作经历,并由此产生诸如“写这种稿子我最拿手”、“我最不爱写这类文章,没劲”等等这样迥异的写作感受,结果是,其写作能力在某一方面很突出,在某些方面又显得偏弱。作为一名文字秘书,要成为公文写作的“多面手”,切忌将个人情感倾向带入到具体的写作实践中,要心平气和地对待每一类型公文的写作,既要为能较快掌握某一类型公文的写作技巧而感到高兴,又不能因为暂时写不好某一类型公文而灰心丧气、甚至产生厌烦头痛等情绪,而要力争通过培养兴趣、反复练习、勤于请教、深入钻研等方式来提高自己撰写此类文章的水平,使自己的公文写作能力得到全面提升。

2、要乐于写长短不一的公文。文字秘书往往有“大笔”、“才子”等雅誉,自己往往也以文人自居,常常不屑于几百千把来字等“小东西”的写作,而乐于撰写动辄几千上万字的鸿篇巨制。对于文字秘书而言,自己在办公室的地位也需要通过撰写出较高质量的大型材料来体现,因此,他们往往致力于领导报告、大型调研材料的写作练习,而疏于对简报、信息、通知等内容短小文体的练习,其结果是“大材料写不得不大”(诸如思路狭窄、立意不高等)、“小材料写得不小”(诸如语言欠精练等),从而影响其写作水平的提高。可见,做为一名新进办公室的文字秘书,在写作实践中,无论大小材料都应该一以揽之。

3、要力求精益求精。“文章千古事”,只有真正的精品才能流传于世。作为党政机关文字工作人员,在长期的写作实践中,必须精益求精,对每一个字、每一句话、每一篇文章都要反复推敲、反复琢磨、反复修改,力求出精品。因此,文字秘书要将强烈的精品意识贯穿在每一次撰写材料的全过程中,从素材的占有与筛选到观点的提炼,从文章的布局到语言的组织都要深入思考,向最高的目标看齐,只要有一点不满意,就绝不撒手,也只有这样,所写的文章才可能一篇好过一篇,写作的水平才能一天高过一天。

三、要大胆创新,敢当“小牛犊”

创新是社会发展的动力,创新思维则是个人成长的关键。文字秘书要充分发挥其参政设谋的作用,必须具有创新思维,主动接受新的理念、新的观念,并将创新的思维、创新的理念体现在所写的材料之中,在一定程度上为领导科学决策开辟新的思考空间。这就要求文字秘书有较强的创新能力和敢于创新的勇气,做一头冲劲十足、无所畏惧、在思维世界里恣意驰骋的“小牛犊”。

1、要挣脱习惯思维。习惯思维为人们解决某一类具体矛盾提供了一种较为方便快捷的既定模式,同时也往往加速人们思想的僵化。对新进办公室的文字秘书而言,为减少习惯思维带来的负面影响,首先要有意识地淡化自己的职业背景,减少过去职业生涯中形成的思维习惯和工作方法对当前工作的影响;其次要以“有我”的状态去熟悉和占有各个工作领域、各类型公文,要在学习公文写作特别是阅读公文的过程中,始终保持对所阅读材料的自我的、自觉的评价,不要因为公文有所谓的固定写作模式和套路而放弃自己的个性化的体验,以免形成一个新的习惯思维;此外,还要加强对哲学理论的学习,掌握更多方法论,学会多种思维方式去看待和处理问题。

2、要促使思想成熟。“文如其人”,“文章是思想的表现形式”。一个人有什么样的思想,就会写出什么样的文章,因此,要成为一名出色的文字秘书首先要成为一个思想深刻的人。思想的火花来自于思维的碰撞与摩擦。文字秘书由于所处的位置与地位,往往出于谨慎或者对同事、领导的敬畏而少言寡语,不善于或者不愿意在探讨中阐述自己对问题的见解和主张,又往往在意见发生分歧时有意让步,不能为自己辩护,缺乏坚定自己信念的勇气,久而久之,自己的思维得不到充分的锻炼,自己的思想认识水平也难以得到提高。所以,新进办公室的文字秘书要具备“初生牛犊不畏虎”的胆识,要敢于在熟悉工作、了解业务、经过深思熟虑的基础上就某个问题与资历深的同事、职位高的领导做正面的直接的谈论和争辩,使自己的思维得到锤炼,增强自己对客观世界的主观感知、评判能力,以促进自己思想的成熟。

3、要树立创新意识。言当其时,一字千金,言过其时,一文不值。文字秘书做为各级领导的参谋助手,就是要想于领导所想之先,做于领导所做之前;要树立超前意识,无论是撰写材料,还是建言献策,都要紧紧围绕本区域或本部门工作中的热点、难点、焦点,通过自己先人一步的调查研究、高人一筹的探索思考,努力发现矛盾问题的本质所在;要树立创新意识,大胆突破思维定势,运用创造性思维,努力找到符合事物发展趋势的解决之道。

四、要谨慎热心,愿当“小媳妇”

文字秘书作为党政办公室的一份子,还要妥善处理好与领导和同事的关系。对于新进办公室的文字秘书而言,要具备吃苦耐劳、谨慎办事、热心服务等品质,要喜做“小媳妇”。

1、要细心写作。公文较之于文学作品,逻辑更为缜密,语言更为平实精确,要旨更为彰显,文风往往严肃而庄重,撰写这样的文章,文字秘书需要有一支像小媳妇绣花针一样的妙笔,唯有行文处处细心、字字留意,才能将纰漏降至零点,才能让领导满意,让阅读者满意,才能切实维护党政机关、部门应有的庄重严肃。

2、要谨慎办事。身处党政办公室,文字秘书也会接受一些撰文以外的事情,往往以领导临时交办的紧急性事务为主。做为新进文字秘书,受理此类事务时,要从容沉着,注意听懂、听清领导交办事务的具体要求,在办理的过程中则要尽量多动脑筋、替领导考虑周全,努力把事情办得又快又好,让领导满意。

3、要热心待人。一名合格的文字秘书,不仅要能写出质量高的文章,还应具备一定的协调能力,诚如曹雪芹所言“世事洞明皆学问,人情练达亦文章”,身处在办公室这样的党政机构综合服务性部门,文字秘书会经常接触到各级领导干部,更应该将为人处世当做一门大学问认真加以研究。新进办公室的文字秘书大多资历浅、年纪轻,在与同事、领导的交往中要体现年轻人的朝气与活力,要热心于内务整理、跑腿送信等“苦活累活”,要热心于为同事、领导在工作上分忧,在生活上解难;切忌心高气傲,对待每一位同事、领导都要热情和尊重,切忌搞团团伙伙、亲此疏彼,要学会真诚待人、与人为善。此外,在公务接待中,新进办公室的文字秘书还要热心于充当“服务员”,不耻于端茶送水、递烟敬酒,要通过周全的礼节在外单位领导面前自觉维护和树立办公室工作人员的良好形象。

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