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公文处理“八要”谈

发布时间:2010-04-05  作者: 点击:[]

一位领导同志曾说过这样一句话:“历史是过去的现实,现实是历史的延续。”现在我们讲的“公文处理”,当然也有它的历史渊源。郭沫若同志说,中国真正有文字记录的历史,是从商代开始的。《书经》(亦称《尚书》)就是中国最早的一部公事文书。书中选收的商王盘庚告诫臣民服从迁都于殷的言论,或商王出师讨伐夏桀时的“誓师辞”等,实际就是一些官方文书。这些文书,是由当时叫作“史”的秘书人员撰写的。《世本注》载,夏、商有左史、右史。《周礼》载:宰夫(官名)有八职,其“六曰史,掌官书以赞治”。何谓“赞治”?据东汉著名学者郑玄的解释:“赞治,若今起文书草也。”通俗地说,“史”就是起草官文书的人员。对官文书的格式,历代也很讲究,比如明朝,当时向皇帝的奏折用细字,而题本字可以稍大;题本每幅写6行,一行20字,奏本每幅6行,每行24字。到了清代,就规定,题本、奏本都是每幅6行,每行20字。再比如,古代称文稿校核工作为“照刷”。“照刷”的内容是要检查文书有无失错、遗漏、规避、违枉、稽迟等,目的在于改正。古人要求“照刷”时要严肃认真,一丝不苟,像不放过仇人一样不放过每一处错误,俗称“校雠”,这里“雠”通“仇”。可见古人对这项工作的重视程度。另外,据有关材料介绍,古代对于办理文书也曾制定过一些职务的纪律。比如唐代对中书有四禁:一曰漏泄,二曰稽缓,三曰违失,四曰误忘。即一不准泄密,二不准延误,三不准有失,四不准遗忘。

历史发展到今天,我们所从事的公文处理工作,其性质已发生了根本变化。与过去相比,公文处理岗位的工作范围更广泛、工作内容更丰富、工作要求也更高了,工作的重要性也更加突出了。上级、同级和下级党委(党组)来的文件通过这里发出;下级党委(党组)报本级党委的报告、请示在这里办理;本级党委的文件、电报在这里审核、印发,部分文件、电报在这里起草;向上级党委的报告、请示在这里审核、呈报;党委所有重要的文稿在这里存档。这些工作应当说都是非常重要的。要做好这个岗位的工作,最根本的是提高公文处理工作人员的素质。为此,提出“八要”,与大家共勉:

一要勤奋学习。做好任何一项工作都需要加强学习,公文处理工作尤其如此。办文审核说白了就是“挑毛病”。党委文件内容涉及面非常广泛,如果对所涉及的知识知之不多、知之不深,脑子里没有对与错的尺度,就无法去判断、去下笔,正如《文心雕龙·知音》中所言:“操千曲而知音,观千剑而识器”,“人多读书则识进”。知识学得多了,根据实际需要,对所学知识可以直用,可以借用,可以化用,可以灵活运用。比如《毛泽东选集》中引用的“实事求是”、“惩前毖后,治病救人”、“知无不言,言无不尽;言者无罪,闻者足戒”、“任人唯贤”、“百家争鸣”等许多言简意赅的古语,就属于直用。有些知识可以借用。比如,晚唐诗人李商隐曾有两句著名的诗句:“夕阳无限好,只是近黄昏。”本意是写他游原的时候心情不好,感叹夕阳照射下的原野风光虽然很美好,可惜黄昏已近,好景不长了。1950年北京进行城市建设,讨论古牌楼的去留问题,有的同志不同意拆除。周恩来同志耐心听完意见后,风趣地说了这句“夕阳无限好,只是近黄昏。”巧妙地借用原意,表明了自己的意见。还有些知识可以化用。比如,毛泽东写的《七律·有所思》这首诗中“凭阑静听潇潇雨”一句就是从岳飞著名的《满江红·怒发冲冠》中那句“凭阑处、潇潇雨歇”化来。再比如,毛泽东写的《水调歌头·游泳》这首词中“才饮长沙水,又食武昌鱼”一句是化自童谣“宁饮建业水,不食武昌鱼”。至于灵活运用,前面讲的从大的概念讲应当说都是“运用”,但从更深一层次讲,“运用”更重要的应当是用所学知识来分析问题、认识问题和处理问题。这说明,无论是直用、借用、化用,还是灵活运用,都是以博学为前提的。我们平时讲“学用结合”、“学以致用”,讲的也都是“学”在“用”前。只有学得广、学得深、学得熟,才能收到运用自如之功效。不然,就会“不知有汉,无论魏晋”。当然,学与用是相互促进的,学是用的基础,用是学的深化,不学无以为用,无用无以深学。至于学习的内容,首要的当然是马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想的学习。同时还要根据形势任务的需要,学习一些新知识,比如关于市场经济的知识、关于法律方面的知识、关于科技方面的知识等等。这些知识我们还不是很熟悉,而在现在的文稿材料中又占有越来越多的分量,这就需要我们平时在这些方面多下些工夫,做一个真正的“多面手”。

二要精益求精。办文工作所经手的材料都是经过了几道关口后才转到我们这里来的,不少材料甚至有了领导同志签署的意见。但千万不要因此而降低了要求,仍然需要抱着精益求精的态度,做好进一步的审核把关,力求把文件搞得更加准确。因为,这些材料大多涉及政治、政策问题,在内容上、表述上都有着比较高的要求,不能出现丝毫的差错。这就要求从事办文的同志要眼到心到,逐字逐句地进行认真推敲,而不能心不在焉、一目十行。在这方面,毛泽东同志为我们作出了榜样。这里也举几个例子。毛泽东有首著名的《七律·长征》诗,大家一定都很熟悉。其中有句“金沙水拍云崖暖”。其实,这句中的“水拍”原来是“浪拍”。毛泽东有个自注:“这是一位不相识的朋友建议如此改的。他说不要一篇内有两个“浪”字,是可以的。”毛泽东还有一首词叫《念奴娇·昆仑》,内容很是充满激情,其中有几句是这样的:“安得倚天抽宝剑,把汝裁为三截?一截遗欧,一截赠美,一截还东国。”这里“一截还东国”一句原来是“一截留中国”。毛泽东也有个自注,说《昆仑》这首词主题思想是反对帝国主义,不是别的。在这里忘记日本人是不对的。将“一截留中国”改为“一截还东国”,这样英、美、日都涉及到了。毛泽东同志非常注重实事求是。1969年6月,有一篇社论清样送毛泽东同志审定。社论中说:“二十年来,又取得了社会主义革命和社会主义建设的一系列伟大胜利,把一个贫穷落后的旧中国,变成一个繁荣昌盛的社会主义强国。”毛泽东同志阅后,在“繁荣昌盛”前边加上“有了初步”四字,将“强国”改为“国家”,并批注:“请注意:以后不要这种不合实际情况的自己吹擂。”在办文工作中,也需要提倡这种实事求是的精神和认真推敲的精神。对一些意义相近的表达的使用,一定要区分情况,确保使用恰当。比如,“情报信息”和“情况信息”两个词,一般都是要求下边掌握影响社会政治稳定的情况,而前者主要用于敌对势力,后者主要用于人民内部,一字之差,色彩就不一样了。又比如,“技术革新”与“技术革命”两个词,意思也不完全一样。对某一项具体的技术改革、改造来讲,一般称之为“技术革新”。“技术革命”则用来指那些历史上有重大意义的技术创新。再比如“国是”和“国事”一对词。前者指的是“国家大计”,而后者则指的是“国家大事”,文字字面虽然差别不大,但意思却有较大差别。这就要求从事办文的同志要进一步端正工作态度,对经手的每一件文稿,都要一丝不苟、精益求精地审核,对每一句、每一字词都要认真推敲、仔细琢磨,确保文件出手后能够经得起时间的检验。

三要谨慎从事。公文处理岗位有些工作政治性很强,必须认真对待、慎重处理;有些工作看上去很简单,实际上不那么简单,工作也必须周到细致。比如,修改文稿,首先要尊重原稿,忠于原意,可改可不改的,一般不要改。需要改的,主要是那些提法上与中央不太一致的地方,政策上前后不一致的地方,站在部门角度或没有把中央角度转变过来的地方,表述不够准确的地方,语言上不符合公文特点的地方,格式上不够规范的地方,等等。对于自己不很熟悉而又有怀疑的地方,一定要向有关部门或人员了解情况,不要随意下笔。这里讲个历史故事。一次,宋代著名政治家、文学家王安石外出巡视,看到当地某诗人作的一首诗,其中有两句是:“明月当空叫,黄犬卧花心。”王安石想,“明月”怎么会“叫”呢?“黄犬”又怎么会“卧”在“花心”呢?一定是作者写错了,于是大笔一挥,将两句诗改为:“明月当空照,黄犬卧花荫。”他觉得这样就很得体了。但实际上,他改错了。因为,诗句中的“明月”不是我们常说的“月亮”,而是当地一种飞虫,叫起来很动听,“当空叫”就是描写它边飞边叫的情景;而“黄犬”也不是“黄狗”的意思,而是当地的一种小毛虫,“卧花心”描写的是它每到夜里就攀上花枝、卧在花心的情景。这个故事告诉我们,对一些有疑问的问题,切不可自以为是、望文生义、不作深究,否则就可能闹出笑话。办文岗位的同志们每天处理的材料有地方的、有部门的,内容上更是工、农、兵、学、商,什么都有,再加上经历、阅历、知识等方面的局限,更是容易出这样的问题,所以工作一定要细了又细,既要大胆修改,更要慎重下笔,而且要将改的地方,向有关领导同志和方面说明情况,征求意见。有位领导同志曾经这样说过:“对于共产党人来说,谨慎是一种责任心,用权时要如临如履,小心翼翼;是一种作风,要多做少说,敏于事而慎于言;是一种能力,要见微知著,防患于未然;也是一种品格,要慎权慎独,自警自励。保持谨慎,决不是因循守旧,谨小慎微,而是始终保持清醒头脑,谨言细致,慎终如始。”这是把谨慎放大了来说的,但对于从事办文工作的人员来讲,也是非常值得借鉴的。

四要善于总结。我们做任何事情都想成功,没有谁想把事情干坏的,但这只能是我们的主观愿望。客观事物是复杂的,只要做事情,就难免要出这样那样的差错。所以说,工作中出点问题是正常的,是可以理解的,不能原谅的是,出了问题不注意及时总结改正,以致后来还一而再、再而三地犯同样的错误。大家都熟知一句俗语:“失败是成功之母。”但失败要成为成功之母并不是没有条件的,最主要的是要对失败进行正确的总结,在总结的基础上朝着正确的方向继续努力,才能最终取得成功。唐朝诗人刘禹锡在一首诗中这样写道:“百胜难虑敌,三折乃良医。人生不失意,焉能暴己知。”用现在的话说就是:百战百胜的将军,也不一定能够清楚地认识敌人;多次折断过胳膊,自己就会懂得医治折臂的方法。人的一生中如果没有经历过失败和挫折,哪能暴露出自己的不足而有所认识呢?说的都是“吃一堑、长一智”的道理,许多知识往往是经过困难、经过挫折才得来的。这些年,省委办公厅制发的文件、电报,质量应当说有提高,没有发现明显的错误和纰漏。原因有许多方面,但一个重要的方面,就是从工作中出现的问题出发,及时总结教训,并研究了解决办法,取得了较好的效果。比如,关于文稿审核环节,审核干部任免和领导小组成立、调整类文稿,在送领导审签前,要请省委组织部同志对其姓名、职务再进行一次核对,待确认无误后再提报。关于校对环节,清样排出后,无特殊情况,请起草单位校对;干部任免类文稿清样,一律由省委组织部校对。上述工作完成后,再由办文岗位同志专人校对。对印刷厂印好的正式文件,在发出前,再由办文人员从内容到形式进行认真细致校对,确认无误后方准予发出。关于请示件办理,若有的件在办理过程中出现第二个办理意见,一定要马上停止第一个意见的办理,不使其继续运转,这样即可有效防止两种不同意见的“撞车”。

五要勤于笔耕。公文处理岗位除了审核文稿外,还承担着起草部分文稿的任务。这类文稿往往是一些时效性强的电报稿,一般是领导同志当面交待,在最短时间发出。这就要求办文的同志必须具备既快又好的写作能力。提高写作水平的办法有很多,审核文稿是一种学习;对领导同志修改的地方作分析、探讨,也是一种学习。审核文稿需要多种能力。能够正确判断对错,这是一种能力;把错误的改成正确的,这是另一种能力;把正确的上升为经典,又是更高的一种能力。要获取这些能力,更重要的是自己平时要经常练笔。大家可能有这样的体会,对有些问题,我们脑子里有很多想法,有些观点可能还很不错,但一旦要把这些想法落到纸面上时,往往有种笔尖生涩的感觉,不能很顺畅地把那些想法表达出来。这就需要平时多动笔、多练笔。只有多练,才能提高写作水平。办文工作天天和文字打交道,对工作中的一些体会、有启发性的东西,随时写下来;平时看书看报,或者与别人交流时有什么想法,也可以写下来;还可以搞读书摘记等。提高写作能力,还要注意防止和克服好高骛远的思想,注意从基础做起、从点滴做起。《礼记·学记》里有句话:“不学操缦,不能按弦。”意思是说,初学弹琴,须先会调协弦音,才能按弦成曲。比喻凡学习要从最基础的方面入手,先浅而后深。办文当中除了起草一些比较大的文件外,更多的是起草“通知”,有时还要起草回复上级领导同志批示落实情况的报告,起草以党委名义发出的“贺信”、“感谢信”、“慰问信”等。这类文稿一般都比较短,但要真正写好,也需要动脑筋。因此,写这些东西也是一个锻炼,应树立“勿以篇短而不为”的思想。

六要积极思考。人是有思想、有意识的。办任何事情,都要独立思考、有自己的主见。办文工作不只是单纯的文字工作,里边包含着许多文字之外的学问。比如,如何正确领会领导同志意图,这对于公文处理工作人员来说,是至关重要的。对领导意图理解正确,就会事半功倍;否则,就是事倍功半,搞不好还会误事。我认为,领导意图包括三个方面:一是领导同志有明确要求的,可称其为“显意识”;二是领导同志没有明确表达出的,可称其为“潜意识”;三是领导同志尚未考虑到而又比较重要的,可称其为“未意识”。正确把握后边这两个意识是一个更高要求,最起码要了解“显意识”,如果连这个意识都不了解,那你办文肯定办不到点子上。举个例子,1963年3月30日,苏共中央致函中共中央,对国际共产主义运动系统地提出了他们的看法。对此,有人主张写一长文,系统地批驳苏共中央在信中提出的种种观点。草稿写出后,被毛泽东否定了。毛泽东说了一句非常微妙的话:“我要的是张燮林式,不要庄则栋式!”庄则栋与张燮林同为中国乒乓名将,庄则栋擅长近台快攻,是进攻型的选手,而张燮林则是削球手,擅长防守,能够救起对方发来的各种各样的刁球、险球,号称“攻不破的长城”。起草人员从中领悟到毛泽东不想与对方短兵相接,不想正面批驳苏共中央的观点后,改从正面阐述毛泽东的观点,最后毛泽东通过了这篇稿子。象这样的事,大家在工作中也可能遇到过,比如有时领导同志看了稿子后,不那么满意,认为缺乏新意。遇到这种情况,就应当把“新意”作为主攻方向,看文稿中有没有遗漏近期上级对相关问题作出的新的指示;如果这个没有遗漏,再看一下有没有遗漏当地党委近期就相关问题提出的新举措,如果是这个遗漏了,那很可能就是“缺乏新意”的根由。总之,要学会站在领导同志的角度和高度来观察问题、分析问题,才不失为一个称职的秘书工作者。

七要开拓创新。对于公文处理工作来说,怎么才能实现创新呢?首先,要有创新性思维。我们平常的思维方式一般是复制性的,也就是遇到问题时往往会想:“过去是怎样处理这种问题的?”进而以过去的经验为基础找出解决办法。而创新性思维则是突破思维定势的束缚,探索其他解决问题办法的思维方式。运用这种思维方式,遇到问题时,就会这样去想:“能有多少种方式去看待这个问题?”“有多少种方法可以解决这个问题?”这样就会突破老框框,找到一些更简便更有效的办法。所以说,要想有所创新,就不能总是按照惯例、经验的思路去思考,而要善于多维思考、换位思考,善于换一个角度、换一个思路去想问题。其次,要有高的工作标准。只有对工作目标有更高的追求,才会想到要未雨绸缪,也才会有动力去发现问题,并通过创新加以解决。如果满足于现状,陶醉于已有的成绩,是不可能有创新性思维,也是不可能实现创新的。再次,创新永无止境,不能一劳永逸。工作是连续的,也是不断变化的,一个问题解决了,还会不断有新的问题出现。我们虽然一再强调要靠制度化、规范化,但一个时期制定的规章制度并不可能穷尽所有的环节、解决所有的问题。这就需要根据变化的形势,不断进行创新,不断改进工作,这是一个永无止境的过程。公文处理工作程序性、规范性很强,但具体工作环节同样需要创新。比如,办文岗位每天都要经手很多材料,而且每个材料运转程序又不完全一样,每天每个材料运转到哪位领导那里了,办理到什么程度了,都需要掌握清楚。秘书处的同志研究设计了一种“本周文电办理情况”表格。文件材料从哪个单位来的,什么时间来的,材料名称是什么,每天都运转到哪里了,一张表格登记,一目了然,非常实用、非常方便。

八要加强修养。修养是一个很广泛的概念,包括政治修养、党性修养、思想修养、品格修养、知识修养、业务修养、艺术修养等许多方面。这里主要结合公文处理工作,谈谈应加强的几个方面的修养。一是要诚信。诚实守信是中华民族的传统美德,是一个人的立身之本。在办公厅(室)工作更应当讲诚信。因为我们是领导机关,群众对领导机关同志的一言一行都很关注,诚信不仅仅是个人的事,而且影响机关的形象。诚信最重要的就是说老实话、办老实事、做老实人。能不能做到“三老”,是检验一个人有无好的思想品质的一块试金石。因此,加强修养,首先是要注意加强这方面的修养,做到为政以诚。二是要敏捷。公文处理工作,无论是发文还是发电,无论是办理请示件还是办理注办件,都有一个办理期限问题,都要讲求效率。讲效率有两个含义,即既要快办,又要办妥,努力做到不压事、不拖事、不忘事、不败事。三是要谦虚。党委办公厅(室)的秘书处(科)接触面比较广,工作中既与同级机关的同志打交道,也与下级机关的同志打交道,待人处事应谦逊。尤其对待部门和下级机关来办事的同志,讲话一定要和气。有材料介绍,著名文学家、戏剧家夏衍临终前,感到十分难受,秘书说:“我去叫大夫。”正当秘书开门欲出时,夏衍突然睁开眼,艰难地说:“不是叫,是请。”周恩来总理对他身边的秘书、卫士、保密员以及理发师、炊事员等,有事呼唤,从来都是一个“请”字,决不说“叫”字。“请”与“叫”,虽是一字之差,其意义却相去甚远。孙卿子有两句话说得很深刻:“赠人以言重于珠玉,伤人以言甚于剑戟。”所以我们说出话来,就有个“得当”与“不当”、“得体”与“不得体”的问题。语言是思想的外衣,要把话说的“得当”、“得体”,就要动脑筋作些思考。四是要勤奋。有一首诗中讲:“勤能补拙是良训,一分辛劳一分才。”说明“勤”与“才”是正比关系。不否认人的智商有高低,但更重要的是勤奋,正如吴国雄院士所言:“天下聪明人多得是,大浪淘沙,筛掉的是光有聪明没有勤奋的人。”勤奋的具体表现就是要珍惜时间。我们常说“时间就是金钱”,其实时间比金钱更珍贵。金钱可以贮存,而时间却不能贮存;金钱可以从别人那里借取,而时间则不能借用。古人讲“一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴”就是这个道理。所以我们一定要珍惜时间,用好时间。五是要自律。自律是保证一个人健康发展的一个重要因素。老一辈革命家谢觉哉对自律有一个形象的比喻,他说,自律就是自己经常跟自己打官司,自己当被告,自己当律师,自己当法官,时时刻刻自觉地检查反省自己。公文处理工作是一项重复性比较强的工作,每天收收发发,要警惕产生厌倦情绪,警惕工作不按程序办理;公文处理工作每天接触涉密文件,要注意防止克服松懈麻痹思想,做好保密工作。□

(山东省委副秘书长 李天军)

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