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关于办理报告需要注意的问题

发布时间:2010-04-05  作者: 点击:[]

办理报告是机关公文处理中很重要的工作之一。从目前我们受理的这方面的文件看,文件质量总的来看是好的,但也存在一些这样那样的问题。为做好报告的起草和报送工作,下面针对当前存在的问题,就如何认识、防止和克服这些问题,谈点看法,供参考。

一、关于明确要求上报的问题。上级机关明确上报的报告,大致可分为两类:一类是定期性报告,包括半年工作报告、年终工作报告和各地、各部门主要领导同志的年度述职报告等;一类是阶段性报告,即反馈贯彻某一次会议精神、汇报某一阶段工作情况的报告。现在来看,年度报告情况比较好一些,而年度述职报告有的地方和部门没有上报;对某项工作的报告,有的地方和部门有时按要求上报,有时未按要求上报。工作中发生了问题,没有及时向上级机关报告的情况也存在。向上级机关报告工作,这是党的领导工作的一项重要制度。特别是当前,改革、发展、稳定的任务很重,上级机关需要及时、准确了解各地、各部门的情况和发生的问题,以便科学决策、指导工作。作为各地、各部门来讲,向上级机关及时报告工作,是一项必须履行的政治责任,也是争取上级领导机关及时给予工作指导的重要渠道。作为党委办公厅(室)来说,对上级机关明确要求上报的情况,应及时安排有关方面起草报告,经领导审阅后,按时上报;对领导同志的年度述职报告,应及时提醒领导同志,确保按时上报。

二、关于报告的内容。从收到的报告来看,在内容上主要存在着这样几个问题:第一个问题是报告中夹带请示事项。比如,有的报告在汇报了前段工作情况后,又向上级提出经费、编制、机构等方面的请求。这是不正确的。作为报告,应当主要向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问,目的是让上级机关了解报告单位的有关情况。上级机关收到报告后作阅件处理。要求上级机关解决某一方面问题,应当写“请示”。“请示”与“报告”是两个不同的公文种类。报告中夹带请示事项,两种文种混用,容易造成两个问题,即:如果上级机关只按报告处理,对请示事项不予处理,就很容易误事;如果让行文单位重新按“报告”和“请示”要求分别上报再处理,既延误时间,也容易误事。因此,必须把这两种文种严格区别开来,报告情况就专门按报告的形式写,请示问题就专门按请示的形式写。作为办公厅(室)的领导同志,应当严格把好这个关。第二个问题是把建议写成请示。按照《中国共产党机关公文处理条例》规定,报告中可以有建议的内容。比如有的单位在汇报打假工作时,发现有的地方存在地方保护主义,建议领导同志到基层调查研究时,强调注意解决好这个问题。象这样的建议是合适的。但是有的报告把请示的内容写成了建议,比如,有的报告讲,为了开好某一次会议,建议请省委××领导同志到会作指示。这样的建议,名曰建议,实为请示。应当明确,“建议”与“请示”是不同的,建议只是提醒上级领导机关注意某一方面的情况,对某一方面的情况予以关注和考虑,而不要求领导对这些问题进行答复;而请示则是本单位定不了、不好定,要求上级给予答复。这个问题也应当引起重视。第三个问题是报告中讲情况与打算、成绩与问题各自占的比例失衡。情况报告属陈述性的公文,应当着重讲情况,而有的报告讲情况与讲打算在篇幅上各占一半,这样就失去了情况报告的基本特征。还有的讲今后打算又过于简单,只在问题的后面讲一句“根据存在的问题,我们将采取措施认真加以解决”,至于采取什么措施,让人不得而知。“今后打算”应当讲,但宜粗不宜细、宜近不宜远、宜简不宜繁,应当针对存在的问题,重点讲近期的主要工作思路,不能讲得过于详细,也不要讲得过于简单。关于成绩和问题,有些报告只讲成绩,不讲问题;有的虽然也点到了问题,但点得很浅,对问题有什么表现、程度如何、原因何在、如何解决,没有深刻的分析。领导机关对经验、对全局有指导意义的典型固然很重视,但对于存在的问题特别是一些带有普遍性的问题,或者是初见端倪,如不采取措施将会蔓延的苗头性问题,也非常重视。领导机关采取的一些超前性的措施,许多是根据这方面的问题提出的。因此,我们在反映成绩的同时,应当实事求是地反映问题。

三、关于报告的形式问题。一是关于文面。有的单位报上级机关的报告不是正式文件,而是单位内部使用的“呈阅件”、“请阅件”。向上级领导机关报告情况,应当用有版头、有文号的正式文件,而不能用其他的形式。二是关于报告的签发人和印章。有的报告没有签发人;有的报告虽有签发人,但签发人的身份不符合要求;有的报告既无签发人,也无部门的印章。这些都是不正确的。公文的签发标志着公文发生效力。《条例》规定,重要报告应当由单位主要负责人签发。按照这个规定,各市委、各部门党委(党组)报省委的重要报告,应当由市委和部门党委(党组)的主要负责人签发。“文责自负”,这是一句老话,我觉得把这句话用在文件的签发上也不无道理。签发人应当是代表行文机关对所报公文的认可,同时也表明对所报公文的负责。这里我们假设一下,如果报告没有签发人,上级机关没有退回,而按照行文机关的要求报送了有关领导,如果领导同志对报告中的一些问题提出疑问或有批评意见,这个责任应当由谁负?所以,该让领导签字的必须让领导签字。三是关于主报和抄报。这方面也有一些值得注意的问题。比如,有的报告在主报省委的同时,又抄报省委主要领导同志和有关领导同志。这是不正确的。主报与抄报重叠,一方面会导致重复报送,牵扯领导同志精力;另一方面也给上级机关处理公文的同志增添了一些不必要的麻烦,即负责收文的同志收到这样的报告后,还要与行文单位联系,落实所抄送的人员是否已直接报送。四是关于报告的名义和报送渠道。向上级党委的报告,地方应以党委名义报送,部门应以党委(党组)名义报送。报告的抬头(主送)表述要正确。比如,报省委的报告,抬头应当写“省委”,不应写“省委办公厅”。报送的渠道应当通过机要部门进行传递。而现在一些报告不符合上述要求,有的以行政部门的名义报送,有的以部门办公室名义报送,还有的版头用部门的,文件字号用部门办公室的;在报送渠道上,有的不通过机要交通而通过邮局投递。这些做法都是不对的。以党委(党组)名义向上级党委报送报告,这是一个规定。使用什么渠道报送文件,主要涉及到能否保密的问题。特别是一些密级比较高的报告,如果不通过机要部门传递,容易发生失、泄密的问题,而一旦失密、泄密,将造成不可挽回的损失。五是关于主件和附件。附件是正文的补充材料或参考材料。报告如有附件,应当在正文之后、落款之前写明附件的名称,并与报告装订在一起。而有的将主件与附件分装上报,还有的把附件印制成与主件同一级别的正式文件分装上报。这都是不规范的。

四、关于报告报送前的统一审核把关问题。《条例》规定:“党的机关的办公厅(室)应当设立秘书部门或者配备秘书人员具体负责公文处理工作”。同时规定:“公文文稿送领导人审批之前,应当由办公厅(室)进行校核”,“已经领导人审批过的文稿,在印发之前应再作校核”。这些规定是正确的、必要的。实践表明,这样做既有利于提高文件质量,又可避免政出多门的问题。□

(山东省委副秘书长 李天军)

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